Zistite, kde a ako môžete zákonne uchovávať údaje občanov EÚ podľa GDPR. Spoznajte rozhodnutia o primeranosti, mechanizmy prenosu údajov, požiadavky na zabezpečenie a osvedčené postupy pre súlad.
Všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) zásadným spôsobom zmenilo prístup organizácií k osobným údajom občanov Európskej únie. Od jeho platnosti, ktorá začala 25. mája 2018, GDPR stanovilo najprísnejší rámec ochrany údajov na svete. Týka sa nielen spoločností so sídlom v EÚ, ale aj všetkých organizácií, ktoré spracúvajú údaje obyvateľov EÚ. Ukladanie údajov patrí medzi najkritickejšie časti súladu s GDPR, keďže nesprávne praktiky môžu viesť k úniku citlivých informácií a vážnym následkom. Organizáciám, ktoré nedodržiavajú požiadavky na uchovávanie údajov podľa GDPR, hrozia pokuty až do 20 miliónov € alebo 4 % z celosvetového ročného obratu, podľa toho, ktorá suma je vyššia. Pochopenie, kde, ako a ako dlho môžete uchovávať údaje občanov EÚ, je nevyhnutné na splnenie právnych povinností a budovanie dôvery zákazníkov.
GDPR stanovuje štyri základné princípy, ktoré priamo ovplyvňujú spôsob uchovávania osobných údajov: minimalizácia údajov, integrita, dôvernosť a obmedzenie doby uchovávania. Minimalizácia údajov vyžaduje, aby organizácie zbierali a uchovávali len tie údaje, ktoré sú nevyhnutné na konkrétny účel, čím sa eliminuje zbytočné riziko a záťaž. Integrita znamená, že údaje musia byť počas celého životného cyklu presné, úplné a nemené. Dôvernosť zabezpečuje, že prístup k údajom majú len oprávnené osoby. Obmedzenie doby uchovávania znamená, že osobné údaje nemôžu byť uchovávané neobmedzene dlho; musia byť vymazané alebo anonymizované, keď už neslúžia pôvodnému účelu.
| Princíp ukladania GDPR | Definícia | Kľúčová požiadavka |
|---|---|---|
| Minimalizácia údajov | Zbierať len nevyhnutné údaje | Uchovávať len informácie relevantné k účelu |
| Integrita | Presnosť a úplnosť údajov | Udržiavať kvalitu údajov a zabrániť neoprávneným zmenám |
| Dôvernosť | Prístup len pre oprávnené osoby | Zaviesť silné riadenie prístupov a šifrovanie |
| Obmedzenie doby uchovávania | Časovo obmedzené uchovávanie | Vymazať údaje, keď už nie sú potrebné |
Tieto princípy spolu vytvárajú komplexný rámec, ktorý chráni občanov EÚ a zároveň umožňuje organizáciám efektívne fungovať. Organizácie musia zdokumentovať svoje praktiky ukladania, harmonogramy uchovávania a bezpečnostné opatrenia preukázateľné pri auditoch alebo vyšetrovaniach. Dôkazné bremeno nesie organizácia, preto musíte byť schopní regulačným orgánom preukázať, ako spĺňate každú požiadavku.
Určenie vhodného miesta na uchovávanie údajov občanov EÚ patrí medzi najzložitejšie aspekty súladu s GDPR. Najbezpečnejšou možnosťou je uchovávanie údajov v rámci Európskej únie alebo Európskeho hospodárskeho priestoru (EHP), kam patria aj krajiny ako Island, Lichtenštajnsko a Nórsko s rovnocennou ochranou údajov. Údaje však možno uchovávať aj v krajinách, ktoré Európska komisia označila za „primerané“, teda s dostatočnou úrovňou ochrany — napríklad Kanada, Japonsko, Južná Kórea. Pre krajiny bez rozhodnutia o primeranosti musia organizácie zaviesť dodatočné záruky, ako sú štandardné zmluvné doložky (SCC) alebo záväzné podnikové pravidlá (BCR), aby sa prenos a uchovávanie údajov uskutočnili zákonne. Po nedávnych súdnych rozhodnutiach, ktoré spochybnili platnosť niektorých mechanizmov prenosu, je nevyhnutné sledovať aktuálne právne požiadavky.
Rozhodnutie o primeranosti je formálne rozhodnutie Európskej komisie, že krajina mimo EÚ poskytuje úroveň ochrany údajov v podstate rovnocennú s GDPR. Komisia pred vydaním rozhodnutia vykonáva dôkladné hodnotenie právneho rámca, presadzovacích mechanizmov i praktického uplatňovania ochrany údajov v danej krajine. Momentálne má rozhodnutie o primeranosti len niekoľko krajín – napríklad Spojené kráľovstvo, Kanada, Japonsko, Južná Kórea či Izrael. Výhodou rozhodnutia o primeranosti je možnosť prenášať osobné údaje do týchto krajín bez dodatočných prenosových mechanizmov, čo výrazne zjednodušuje súlad a znižuje administratívnu záťaž. Rozhodnutie však môže byť zrušené, ak úroveň ochrany údajov v krajine klesne — ako sa to stalo v roku 2020 s rámcom Privacy Shield, čo prinútilo tisíce spoločností rýchlo zmeniť svoje prenosové schémy.
Pri prenose údajov občanov EÚ do krajín bez rozhodnutia o primeranosti musia organizácie použiť schválené mechanizmy, ktoré poskytujú zmluvné záruky. Medzi hlavné mechanizmy patria:
Každý mechanizmus má svoje výhody a obmedzenia. SCC sú najčastejšie využívané menšími organizáciami a pri jednorazových prenosoch, zatiaľ čo BCR sú vhodné pre veľké korporácie s komplexnými tokmi údajov. Organizácie musia vykonať posúdenie vplyvu prenosu údajov, aby vyhodnotili, či zákony cieľovej krajiny neohrozujú účinnosť týchto mechanizmov, hlavne čo sa týka vládneho dohľadu alebo žiadostí o prístup k údajom.
Zavedenie robustných bezpečnostných opatrení nie je podľa GDPR voliteľné – je to povinná požiadavka, ktorá priamo ovplyvňuje váš súlad a právnu zodpovednosť. Šifrovanie je zlatým štandardom ochrany údajov; organizácie musia šifrovať osobné údaje pri prenose aj počas uloženia pomocou algoritmov ako AES-256. Pseudonymizácia pridáva ďalšiu vrstvu ochrany tým, že nahrádza identifikátory umelými údajmi, čo sťažuje neoprávnené priradenie údajov ku konkrétnej osobe. Prístupy musia byť riadené cez role, viacfaktorové overovanie a pravidelné audity prístupov k údajom. Organizácie by mali realizovať aj školenia zamestnancov o povinnostiach v oblasti ochrany údajov, rozpoznávaní bezpečnostných hrozieb a správnych postupoch pri manipulácii s údajmi. Pravidelné bezpečnostné audity, penetračné testy a programy na odhaľovanie zraniteľností pomáhajú včas identifikovať a odstrániť slabiny.
Princíp obmedzenia doby uchovávania v GDPR vyžaduje, aby organizácie zaviedli jasné harmonogramy pre každú kategóriu údajov, v ktorých určia, ako dlho budú údaje uchovávané. Správna doba uchovávania závisí vždy od účelu získania údajov – napríklad kontaktné údaje zákazníkov pre poskytovanie služieb sa môžu uchovávať počas trvania obchodného vzťahu, údaje pre marketing treba vymazať po ukončení kampane. Organizácie musia implementovať automatizované procesy vymazávania, ktoré odstránia údaje po uplynutí doby uchovávania, nie spoliehať sa na manuálne postupy náchylné na chyby. Mnohé organizácie s týmto princípom zápasia, keďže nemajú systémy na sledovanie dátumov uchovávania a včasné mazanie údajov v rôznych databázach. Zavedenie inventára údajov, v ktorom evidujete, aké údaje máte, kde sú uložené, prečo a dokedy ich uchovávate, je nevyhnutné na preukázanie súladu a zabránenie zbytočnému hromadeniu osobných údajov.
GDPR rozpoznáva, že niektoré kategórie osobných údajov vyžadujú zvýšenú ochranu vzhľadom na ich citlivosť a riziko diskriminácie či ujmy. Špeciálne kategórie údajov zahŕňajú údaje o rase, etnicite, politických názoroch, viere, členstve v odboroch, genetické a biometrické údaje, zdravotné informácie, údaje o sexuálnom živote alebo orientácii. Spracovanie týchto údajov je vo všeobecnosti zakázané, pokiaľ organizácia nemá špecifický právny základ, napríklad výslovný súhlas, povinnosť podľa pracovného práva alebo ochranu životne dôležitých záujmov. Organizácie pracujúce s citlivými údajmi musia zaviesť dodatočné opatrenia, vrátane prísnejšieho riadenia prístupov – prístup majú len zamestnanci, ktorí to nevyhnutne potrebujú. Pri spracovaní týchto údajov je povinné vykonávať posúdenie vplyvu na ochranu údajov pred začiatkom spracovania a realizovať opatrenia na minimalizáciu rizík. Dôsledky nesprávneho nakladania s citlivými údajmi sú obzvlášť vážne; regulátori sú v prípade únikov zdravotných alebo biometrických údajov veľmi nekompromisní.
Na dosiahnutie a udržanie súladu s GDPR je potrebný systematický prístup pokrývajúci všetky kľúčové požiadavky. Postupujte podľa týchto krokov:
Organizácie často robia zbytočné chyby, ktoré vedú k regulačným postihom alebo únikom údajov. Medzi najčastejšie patrí neobmedzené uchovávanie údajov – organizácie si ponechávajú osobné údaje dlhšie, než je potrebné, buď pre nedostatok procesov mazania, alebo zo strachu, že ich ešte niekedy budú potrebovať. Kritickou chybou je aj uchovávanie údajov občanov EÚ v krajinách bez primeraných záruk alebo bez vhodných mechanizmov prenosu, často v dôsledku nepochopenia právnych požiadaviek alebo podcenenia komplikovanosti medzinárodných prenosov. Mnohé organizácie nešifrujú citlivé údaje, spoliehajú sa len na firewally a prístupové práva – pri úniku však zistia, že nezašifrované údaje sú ľahko zneužiteľné. Nedostatočné školenie zamestnancov je ďalším rozšíreným problémom; pracovníci neznalí GDPR môžu neúmyselne vystaviť údaje riziku, používať slabé heslá alebo naletieť sociálnemu inžinierstvu. Organizácie často zanedbávajú aj dokumentovanie svojich krokov ku súladu, čo im znemožňuje preukázať zodpovednosť pri kontrole alebo na požiadanie zákazníka.
Pre organizácie spravujúce affiliate marketingové programy a zákaznícke vzťahy poskytuje PostAffiliatePro vstavané funkcie, ktoré zjednodušujú súlad s GDPR pri uchovávaní a spracovaní údajov. Platforma zahŕňa komplexné nástroje na správu údajov, ktoré umožňujú viesť presné záznamy o osobných údajoch, zaviesť správne riadenie prístupov a vytvárať auditné záznamy dokumentujúce, kto a kedy mal prístup k informáciám. Architektúra PostAffiliatePro podporuje lokalizáciu údajov, takže môžete uchovávať údaje o affiliate partneroch a zákazníkoch v konkrétnych regiónoch podľa miestnych predpisov. Platforma uľahčuje aj uplatňovanie práv dotknutých osôb – zákazníci môžu jednoducho požiadať o prístup k údajom, opravu alebo vymazanie prostredníctvom automatizovaných procesov. Centralizovaním správy údajov a transparentnosťou tokov údajov znižuje PostAffiliatePro zložitosť dodržiavania GDPR v rámci viacerých systémov a pomáha organizáciám preukazovať zodpovednosť regulačným orgánom aj zákazníkom.
Prenosy údajov do USA sú povolené podľa rámca EU-US Data Privacy Framework, ak je prijímajúca organizácia certifikovaná. Pre organizácie, ktoré nie sú certifikované podľa tohto rámca, musíte použiť štandardné zmluvné doložky (SCC) alebo záväzné podnikové pravidlá (BCR), aby ste zabezpečili primeranú ochranu. Je nevyhnutné vykonať posúdenie vplyvu prenosu údajov na určenie, či americké zákony o dohľade môžu ohroziť ochranu údajov.
Doba uchovávania závisí od účelu, na ktorý ste údaje získali. GDPR vyžaduje vymazanie alebo anonymizáciu údajov, keď už neslúžia pôvodnému účelu. Napríklad kontaktné údaje zákazníka na poskytovanie služieb môžete uchovávať počas trvania vzťahu, údaje na marketing by ste mali vymazať po skončení kampane. Musíte mať nastavené jasné harmonogramy uchovávania pre každú kategóriu údajov.
Rozhodnutie o primeranosti je formálne rozhodnutie Európskej komisie, že krajina mimo EÚ poskytuje štandardy ochrany údajov rovnocenné GDPR. Krajiny s rozhodnutím o primeranosti (napr. Kanada, Japonsko, Južná Kórea) umožňujú voľný prenos údajov bez ďalších záruk, ako sú SCC. To výrazne zjednodušuje súlad a znižuje administratívnu záťaž pri prenose údajov do týchto krajín.
SCC potrebujete pri prenose osobných údajov do krajín bez rozhodnutia o primeranosti a ak nemáte zavedené záväzné podnikové pravidlá (BCR). SCC sú predschválené zmluvné šablóny, ktoré stanovujú záväzné povinnosti medzi exportérom a importérom údajov, aby sa zabezpečili štandardy ochrany. Musíte však vykonať aj posúdenie vplyvu prenosu, aby ste overili, že zákony cieľovej krajiny neohrozujú účinnosť SCC.
Nedodržanie požiadaviek GDPR na ukladanie údajov môže viesť k pokutám až do výšky 20 miliónov € alebo 4 % z celosvetového ročného obratu, podľa toho, ktorá suma je vyššia. Okrem finančných sankcií hrozí organizáciám poškodenie reputácie, strata dôvery zákazníkov, prevádzkové komplikácie a možné právne kroky od dotknutých osôb. Regulačné orgány môžu tiež obmedziť spracúvanie údajov alebo nariadiť nápravné opatrenia.
Vykonajte komplexný audit údajov a identifikujte všetky osobné údaje, ktoré zhromažďujete a uchovávate. Overte, či spĺňate požiadavky GDPR: minimalizácia údajov, integrita, dôvernosť a obmedzenie doby uchovávania. Zaveďte šifrovanie, riadenie prístupov a automatizované postupy na mazanie údajov. Dokumentujte svoje kroky ku súladu, vykonajte posúdenie vplyvu na ochranu údajov pri rizikových spracovaniach a veďte podrobné záznamy. Zvážte zapojenie konzultanta na nezávislé posúdenie súladu.
Uchovávanie údajov znamená, kde a ako uchovávate osobné údaje. Spracovanie zahŕňa všetky činnosti s údajmi (zber, použitie, analýza, zdieľanie, vymazanie). Oba procesy reguluje GDPR, pričom uchovávanie sa sústreďuje na miesto, bezpečnosť, dobu uchovávania a prístupy. Požiadavky GDPR musíte spĺňať pri uchovávaní aj spracovaní.
Áno, na údaje podliehajúce GDPR môžete použiť cloudové úložisko, ale poskytovateľ cloudu musí spĺňať prísne požiadavky na bezpečnosť a súlad. Musíte zabezpečiť, že poskytovateľ má zavedené šifrovanie, riadenie prístupov a primerané opatrenia na ochranu údajov. Ak je poskytovateľ mimo EÚ/EHP, potrebujete dodatočné záruky, ako sú SCC alebo rozhodnutie o primeranosti. Pred uložením citlivých údajov vždy skontrolujte zmluvu o spracúvaní údajov a bezpečnostné certifikáty poskytovateľa.
PostAffiliatePro ponúka vstavané funkcie pre súlad s GDPR vrátane bezpečného ukladania údajov, riadenia prístupov a auditných záznamov. Zjednodušte si povinnosti v oblasti ochrany údajov s našou komplexnou platformou na správu affiliate programov.
Zistite, ako GDPR ovplyvňuje affiliate marketérov používajúcich Post Affiliate Pro. Pochopte požiadavky na ochranu údajov, pravidlá súhlasu, úlohu DPO a najlepš...
GDPR má za cieľ zvýšiť ochranu osobných údajov občanov EÚ. Prečítajte si náš článok pre viac informácií.
Post Affiliate Pro sa zaviazal k ochrane súkromia, bezpečnosti, súladu s predpismi a transparentnosti. Je plne v súlade s nariadením GDPR.
Pridajte sa k našej komunite spokojných klientov a poskytujte vynikajúcu zákaznícku podporu s Post Affiliate Pro.
